Veel verenigingen zijn al een aantal jaren aan het experimenteren met een aanpak voor de werving van vrijwilligers. Op basis van die proefondervindelijke ervaring, gesprekken met andere clubs, literatuuronderzoek en bijdragen van ondersteunende organisaties, is geleidelijk aan een aanpak gegroeid, die door de systematische benadering ‘methode’ kan worden genoemd: de methode Meer vrijwilligers in kortere tijd. Dé methode om vrijwilligers te werven!
De methode Meer vrijwilligers in kortere tijd is ontstaan bij Voetbalvereniging Berkum in Zwolle door de ervaringen van drie eerder uitgevoerde wervingscampagnes te vervolmaken tot één grote campagne, waarvan de effecten groter zijn dan alle andere methoden die in de loop van de jaren zijn toegepast. Inmiddels is deze methode verfijnd door ervaringen die Sportservice Noord-Holland opdeed bij diverse verenigingen die met deze aanpak hebben gewerkt.
Aanpak vanuit de basis
Essentieel voor het slagen van de methode is de aanpak vanuit de basis. Motieven en wensen van potentiële vrijwilligers vormen het fundament voor een effectieve en succesvolle methode. Alleen vanuit deze benadering (in bedrijfsmatige termen: de vraagzijde van de vrijwilligersmarkt) is er resultaat te boeken. Elke andere vorm van werving moet het afleggen tegen deze persoonlijk getinte en systematische wervingscampagne. De methode blijkt effectief en het resultaat is boven verwachting.
‘Wie echt niet kan, doet toch een beetje’
Het aloude adagium: ‘Vele handen maken licht werk’, gaat hier in sterke mate op. De perceptie moet zijn dat je gevraagd wordt voor het verrichten van leuk werk, werk dat je altijd met anderen uitvoert, niet al te zwaar is en ook niet al te vaak hoeft te gebeuren. Op deze wijze verkoop je het vrijwilligerswerk op een aantrekkelijke manier.
De belangrijkste stappen van de cursus
Avond 1
De eerste avond zal de methode uitgelegd worden en gaan we in op een aantal belangrijke vragen. Wat voor vrijwilligersproblemen zijn er op dit moment binnen de vereniging? Hoe creëer je voor deze methode draagvlak binnen de vereniging? Daarnaast starten we met het maken van een planning. Door middel van een planning werkt iedereen gestructureerd en weet de werkgroep precies wat wanneer gedaan moet worden. We eindigen met een belangrijk onderdeel van de methode, namelijk een taak en functie overzicht.
Taak en functie overzicht
Voordat de actie echt van start kan is het inventariseren van taken en functies essentieel. Grote klussen zoals bestuursfuncties, maar ook kleinere taken als een bardienst of een deur schilderen kunnen in een lijst worden gezet. Daarna wordt dan met behulp van een aantal vragen gekeken hoeveel werk die mensen verzetten.
Avond 2
De avond begint met het bespreken van de voortgang van de methode. Ook wordt de “callcenter” besproken. Wie gaat de leden bellen? Waarom bellen we de leden? Hoe ga je om met reacties van leden tijdens het bellen. Ook behandelen we de voorbereiding van de brief/e-mail campagne. Tot slot maken we de gemaakte planning van de eerste avond definitief.
Avond 3
De derde avond staat in het teken van de belcampagne. Op deze avond bespreken wij de belvragenlijst. Ook evalueren we wat er tot nu toe gedaan is en maken we een planning specifiek voor de belcampagne.
De belcampagne
De leden zijn nu volledig op de hoogte van de campagne: de vereniging heeft op een ludieke manier de actie onder de aandacht gebracht, er heeft een bericht in de lokale krant gestaan en de persoonlijke mailing is ontvangen. Het moment is gekomen voor het vervolg: de belcampagne.
Wie belt er?
Het meeste effectief bij leden-bellen-leden is dat de beller de leden kent. Dat is het eerste winstpunt bij een telefoongesprek, al kan het een nadeel zijn dat gesprekken dan langer duren. Het werven van de wervers vraagt een goede voorbereiding met een voorlichtingsavond voor alle bellers om wat zaken uit te leggen en bijvoorbeeld wat te vertellen over gesprekstechniek aan de telefoon
Avond 4
Tijdens de vierde en laatste avond gaan we het hebben over het toekennen van taken aan de vrijwilligers. Ook hebben we het over het opnemen van deze aanpak in het vrijwilligersbeleid van de vereniging.
De registratie van de antwoorden
De te stellen vragen moeten helder en concreet zijn geformuleerd. De beller kan de antwoorden dan snel en gemakkelijk weergeven op het formulier. Sportservice Noord-Holland biedt de verenigingen de mogelijkheid om de antwoorden direct online te verwerken. Op deze manier worden alle gegevens verzameld in één document en kunnen verenigingen gemakkelijk de gegevens gebruiken bij het toekennen van vrijwilligerstaken. Ook heeft de vereniging dan een duidelijk overzicht van alle leden en vrijwilligers binnen de vereniging.
Deze methode, die wij sinds 2008 begeleiden, kan nu al bogen op prima resultaten. Alle verenigingen die actief deelnemen, bereiken het beoogde aantal nieuwe vrijwilligers!
Bovendien blijken de onderlinge contacten op tal van andere gebieden hun vruchten af te werpen. Er wordt van u verwacht dat u tijdens de vier avonden daadwerkelijk de stappen zet om te komen tot meer vrijwilligers. Op die manier is succes verzekerd!
Meer informatie
Voor meer informatie kunt u terecht bij Marloes Gosman, 072-576 38 80